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COMO FUNCIONA

publicado:  24/10/2018 17h01, última modificação:  25/10/2018 16h30

A implantação e a operação do Almoxarifado Virtual seguirão o fluxo de atividades abaixo:

1.Planejar Implantação

2.Cadastrar Órgão e Usuário

3.Assinar Instrumento de Adesão

4.Utilizar o Serviço

5.Efetuar Descentralização Orçamentária e Financeira

6.Utilizar o Serviço

7.Monitorar e Gerir Cadastros e Uso do Serviço

8.Realizar o Pagamento à Empresa



 Planejar implantação

  • Execução do cronograma de atividades para ingresso dos Órgãos no serviço;
  • Apresentação do sistema aos Órgãos; e
  • Confirmação da data de início da prestação dos serviços.

 
Cadastrar Órgãos e usuários

  • Os Órgãos prestam as informações cadastrais de seus usuários; e
  • A Central de Compras em conjunto com a prestadora do serviço realiza a carga inicial das informações na plataforma.

 
Assinar instrumento de adesão a ser definido

  • Formaliza a adesão ao serviço e descreve as obrigações de cada um dos signatários, assim como as principais condições à prestação dos serviços.

 
Capacitar usuários

  • Apresentação do serviço, das limitações de uso, das obrigações dos usuários, e das funcionalidades do sistema web, incluídos os procedimentos e funcionalidades dirigidos ao Perfil de Aprovador e Solicitante.

 
Efetuar descentralização orçamentária e financeira

  • Os órgãos informarão, conforme orientação da CENTRAL/MP, anualmente, cronograma de descentralização de créditos orçamentários e recursos financeiros, contendo classificação do crédito orçamentário da despesa e da fonte de recursos;
  • Celebrado o termo de adesão, os órgãos providenciam a descentralização de créditos orçamentários e de recursos financeiros para custeio do serviço;
  • A descentralização dos créditos orçamentários previstos para cada exercício deverá ocorrer de forma integral; e
  • A descentralização dos recursos financeiros deverá ocorrer previamente à solicitação do serviço, podendo ser realizada de forma parcelada durante o ano.

 
Utilizar o serviço

  • A solicitação de material será realizada do 1º ao 5º dia do mês pelo Solicitante;
  • A aprovação, reprovação, devolução ou ajustes do pedido será realizada até o 10º dia do mês pelo Aprovador;
  • A prestadora do serviço, em até 10 (dez) dias úteis após o fim do prazo de aprovação, reprovação, devolução ou alteração, fará a entrega do pedido;
  • A entrega dos pedidos será feita ao Agente de Triagem que, ao receber o pedido, fará a conferência dos volumes (endereço e identificação corretos, caixas lacradas e íntegras) e realizará o recebimento ou a devolução dos pedidos;
  • O Solicitante, em até 3 (três) dias úteis do recebimento pelo Agente de Triagem, realizará o ateste ou conteste do pedido;
  • Em caso de contestação do pedido, a prestadora do serviço fará uma entrega complementar ou promoverá a substituição dos materiais em 5 (cinco) dias corridos da data da contestação;
  • O Administrador, em até 5 (cinco) dias úteis da emissão da Nota Fiscal/Fatura, realizará o pagamento do documento fiscal; e
  • Há a possibilidade de serem realizados pedidos fora do prazo definido (fornecimento extra), mediante justificativa, para os quais a prestadora do serviço terá 10 (dez) dias úteis para a entrega, contados de sua aprovação, seguindo o restante do fluxo padrão.

 
Monitorar e gerir cadastros e uso do serviço

  • Cadastro e alteração de Solicitantes e unidades administrativas;
  • Monitoramento dos pedidos e das entregas;
  • Gerenciamento dos locais de entrega;
  • Realização e monitoramento dos atestes;
  • Emissão de relatórios gerenciais e de controle de gastos; e
  • Acompanhamento das obrigações contratuais.

 
Realizar o pagamento à empresa

 Se inicia com a entrega do relatório dos serviços prestados pela prestadora do serviço;

  • O Fiscal Técnico Operacional emitirá o Termo Circunstanciado de Recebimento Provisório – TCRP, no prazo de 5 (cinco) dias úteis;
  • Na sequência, o Gestor do Contrato emitirá Termo Circunstanciado de Recebimento Definitivo – TCRD que será encaminhado à empresa para emissão da Nota Fiscal;
  • Emissão da Nota Fiscal/Fatura pela prestadora do serviço; e
  • O Gestor do Contrato recebe a nota fiscal e encaminha para pagamento no prazo de 5 (cinco) dias úteis.